Styremøter og generalforsamling kan gjennomføres digitalt

For å sikre at aksjeselskaper kan fatte gyldige beslutninger, peker Nærings– og fiskeridepartementet på følgende regler for AS: 

Generalforsamlinger – forenklet avholdelse, elektronisk deltakelse og forhåndsavstemming 

Aksjeselskaper kan avholde forenklet generalforsamling dersom alle aksjeeiere er enige. Det innebærer blant annet at generalforsamlingen kan avholdes som elektronisk møte eller skriftlig.  

Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, når deltakelse og stemmegiving kan kontrolleres på betryggende måte. Styret kan bare nekte elektronisk deltakelse dersom det foreligger saklig grunn. 

Selskaper som har vedtektsfestet adgang til å forhåndsstemme før generalforsamlingen, bør vurdere å benytte denne adgangen.  

Styremøter – telefonkonferanse og skriftlig behandling 

Dersom styreleder finner det forsvarlig, kan styrebehandling skje ved telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte.  

Styret kan i en del tilfeller og i konkrete saker gi fullmakt til styreleder for å beslutte vedtak som normalt hører til styret. Dette kan redusere behov for å kalle inn til styremøter. 

Oppnevnelse av varamedlemmer 

Dersom styret ikke har varamedlemmer, kan varamedlemmer velges for å sikre at styret er vedtaksdyktig ved sykdom. Dette kan særlig være aktuelt for selskaper med enestyre 

Oppnevnelse av varamedlemmer forutsetter at vedtektene gir rom for det. Ved oppnevnelse av varamedlemmer, må generalforsamlingen ta hensyn til eventuelle vedtektsbestemmelser om styresammensetning. Hvis slik oppnevning krever endringer i vedtektene, kan vedtektene endres på samme generalforsamlingen hvor valget skjer.  

Varamedlemmer må velges av generalforsamlingen. 

Bruk av stemmefullmakt 

Aksjeeiere kan gi fullmakt til andre til å stemme på generalforsamlingen. Stemmefullmakt kan gis til styreleder eller andre etter aksjeeierens eget ønske. 

Stemmefullmakt kan særlig være aktuelt i selskaper der det er få stemmeberettigede. 

Stemmefullmakt kan lages i forkant av generalforsamlingen, og gjelde generelt eller begrenses til spesielle spørsmål. Fullmakten skal være skriftlig, datert og signert. Elektronisk signatur er likestilt med fysisk underskrift.  

Fullmakten kan angi vilkår for når den trer i kraft, og hvor lenge den skal gjelde. En fullmakt vil også kunne gjelde ved fullmaktsgivers død. Hvis det ikke står noe annet i fullmakten gjelder den bare for førstkommende generalforsamling. Det går an å ha flere fullmektiger i prioritert rekkefølge. 

Overføring av kompetanse fra generalforsamlingen til styret 

Aksjelovgivningen har bestemmelser som gir generalforsamlingen adgang til å overføre kompetanse til styret. Styret kan blant annet få fullmakt til å vedta kapitalforhøyelser, erverv av egne aksjer og opptak av konvertible lån (aksjeloven § 11-8). Behovet må vurderes konkret i det enkelte selskapet. 

Samarbeidet mellom styret og daglig leder for å sikre daglig drift 

Styret har det overordnede ansvaret for selskapet og skal fastsette nødvendige planer.  

Et konkret tiltak kan være å gjennomgå og eventuelt revidere styreinstruks og instruks til daglig leder.