Innkalling til generalforsamling i AS

Når skal det innkalles til ordinær generalforsamling?

Ordinær generalforsamling skal holdes innen 6 måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Alternativt kan vedtektene angi at generalforsamling skal holdes på et tidligere tidspunkt enn loven, men ikke på et senere tidspunkt.

Hvem kan kalle inn til generalforsamling?

Det er styret som innkaller til generalforsamlingen. Innkallingen skal skje i styrets navn, men selve den praktiske gjennomføringen av innkallingen kan imidlertid overlates til selskapets administrasjon.

Hvem som skal innkalles?

Innkallingen skal sendes til alle aksjonærer med kjent adresse. Loven pålegger ikke å innkalle daglig leder, medlemmer av styret, revisor eller eventuelt medlemmene av bedriftsforsamlingen selv om disse har møterett eller -plikt, men det forutsettes at disse er varslet om generalforsamlingen og sakene som skal behandles. 

Hvordan skal innkallingen skje?

Generalforsamlingen innkalles ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere. E-post eller annen elektronisk kommunikasjon er likestilt med skriftlig innkalling. 

Frister for innkallingen

Innkallingen til generalforsamlingen skal foretas senest én uke før den avholdes, med mindre vedtektene setter en annen frist. Vedtektene kan stille krav om lengre frist enn loven, men ikke kortere.

Hva skal innkallingen inneholde?

Innkallingen skal angi dato, tidspunkt og sted. Den skal inneholde forslag til dagsorden som angir de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Dette innebærer at innkallingen aldri kan inneholde punkter av typen «eventuelt». Dersom det foreligger forslag om vedtektsendring skal forslaget gjengis i sin helhet i innkallingen. 
Årsregnskapet, årsberetningen og eventuelt revisjonsberetningen sendes til hver aksjeeier med kjent adresse senest en uke før generalforsamlingen. Det er derfor praktisk å vedlegge disse til innkallingen. 

Digital gjennomføring 

Aksjeselskaper kan avholde forenklet generalforsamling dersom alle aksjeeiere er enige. Det innebærer blant annet at generalforsamlingen kan avholdes som elektronisk møte eller skriftlig.  Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, når deltakelse og stemmegiving kan kontrolleres på betryggende måte. Styret kan bare nekte elektronisk deltakelse dersom det foreligger saklig grunn. Selskaper som har vedtektsfestet adgang til å forhåndsstemme før generalforsamlingen, bør vurdere å benytte denne adgangen.  Les mer om digitale styremøter og generalforsamling.

Les mer om hva dib kan tilby innen selskapsrett eller prøv dib,vi har utvikler sjekklister og maler for innkalling og gjennomføring av generalforsamling.