Opprettet : 28.06.2022 | Sist oppdatert : 28.06.2022

Sømløs dokumentflyt i regnskap og revisjon

Fagartikler Regnskap Revisjon Selskapsrett



I forbindelse med utviklingen av dflow - vårt verktøy for arbeidsflyt og signering i skyen, gjennomførte vi en rekke kundeintervjuer blant revisorer gjennom høsten 2021. Intervjuene gav oss god innsikt i de systemer og rutiner våre kunder benytter i sin arbeidsflyt i dag. Det viste seg at mange bruker mye tid på ned- og opplasting mellom systemer, mellomlagring og konvertering til PDF - unødvendige operasjoner som tar mye tid for den enkelte revisor. Målet ble derfor å skape et verktøy som gir best mulig arbeidsflyt og frigir tid fra unødvendige oppgaver. Resultatet ble dflow, et verktøy som potensielt kan spare et mellomstort revisjonsfirma for kr 200 000 i året eller mer.

dflow er spesielt utviklet for å effektivisere revisors og regnskapsføreres arbeidsprosesser med ferdigstilling og signering av dokumenter. Løsningen er tett integrert med dib og gir et unikt utgangspunkt for en god arbeidsflyt fra mal til signering i skyen og mulighet for å spare betydelig med tid. dflow kan også brukes som en selvstendig signeringsløsning.

Vi gjennomførte en rekke kundeintervjuer både i forkant og under beta-testingen. Vi fikk god innsikt i de ulike revisjonsselskapenes arbeidsprosesser, rutiner og systemer i forbindelse med utarbeidelse av ulike typer dokumenter.

Spesielt interessant var det for oss å forstå hvordan prosessen fra en mal i dib, via bearbeidelse og ferdigstillelse i Word, til dokumentene til slutt blir signert og lagret i kundesystem. Selv om det var en del ulikheter i hvilke systemer og rutiner de ulike selskapene hadde, så hadde de allikevel en relativt lik arbeidsprosess:

dflow prosess

I arbeidsprosessen, går det med mye tid på ulike «tidstyver». Alle revisorene vi snakket med, startet med å laste ned dokumentet eller malen fra dib til Word på desktop etter å ha benyttet dokumentgeneratoren i dib. På desktop bearbeider revisor dokumentet videre, deretter går det kanskje noen runder mellom kolleger, medarbeider og partner, før det til slutt er ferdig og klart til å signeres. Før revisor kan laste dokumentet opp i den aktuelle signeringsløsningen, må han eller hun først konvertere dokumentet til PDF, mellomlagre dette og deretter laste det opp i signeringsverktøyet. Når signeringen er utført, var det noen revisorer som hadde integrerte CRM-systemer som enkelt lot dem lagre dokumentet på kunden. De fleste hadde imidlertid en rutine på å laste ned det signerte dokumentet, for deretter å lagre dette i CRM-systemet.

I utviklingen av dflow har vi fokusert på å fjerne disse “tidstyvene”, og minimere antall unødvendige operasjoner:

dflow prosess2

Det unike er at dflow er integrert med dib. Som bruker kan du sende dokumenter fra dib til dflow uten å forlate skyen.  Alle som bruker Office 365, kan deretter enkelt redigere og samhandle med kolleger og andre i Word Online som er integrert i dflow-plattformen. Når dokumentet er ferdig, sendes det enkelt til signering uten at du som regnskapsfører eller revisor må tenke på PDF-konvertering. Det skjer automatisk i bakgrunnen. På sikt vil dflow også kunne integreres med andre systemer, og det vil da bli mulig å lagre det ferdig signerte dokumentet direkte på kunden i CRM -systemet.

Hvor mye tid og penger kan du spare ved å benytte dflow?

I kundeintervjuene fikk vi bekreftet fra flere av intervjuobjektene at de trodde man å kunne spare vesentlig med tid ved å bruke et verktøy som dflow. Vi spurte om de trodde det var mulig å spare 3 minutter per dokument per kunde per år, og de fleste mente dette ikke var en overdrivelse.

Et mellomstort revisjonsfirma med 1 500 klienter, vil som et minimun ha én revisjonsberetning og én fullstendighetserklæring for hver kunde, hvert år. I tillegg skal kanskje engasjementsbrevet fornyes med jevne mellomrom. Vi regner derfor med minst 2,2 dokumenter per kunde per år:

1 500 klienter x 2,2 dokumenter = 3 300 dokumenter i året

Om man forutsetter 3 minutter spart per dokument og en timepris på kr 1 200, vil et mellomstort revisjonsfirma potensielt kunne spare:

3 300 dokumenter x 3 min = 9 900 min (165 timer)

165 timer x kr 1 200 timehonorar = kr 198 000 i året.

Dette er ikke medregnet eventuelt andre dokumenter som for eksempel nummerert kommunikasjon med styret, bekreftelser og særattestasjoner som skal signeres av revisor, kunden eller begge.

Hva kommer i dflow

Fortløpende vil vi også legge til funksjonalitet som foreslår hvem som skal signere dokumentene basert på utfyllingen din i dib. Dette gjør at du kan spare tid på å legge inn signatarer og deres kontaktinformasjon. Det vil også bli mulig å angi ulike personer som skal signere forskjellige dokumenter i et signaturoppdrag. Dette er bare noen av de funksjonene som er rett rundt hjørnet.

Jeg ønsker å teste dflow

Kunnskapsverktøy

regnskap, revisjon og rådgivning

DIBkunnskap AS | Strandveien 50, Lysaker (Veibeskrivelse) | 95 40 70 70 | post@dib.no