Opprettet : 28.06.2022 | Sist oppdatert : 10.10.2022

Sømløs dokumentflyt i regnskap og revisjon

Fagartikler Regnskap Revisjon Selskapsrett



I forbindelse med utviklingen av dflow - vårt verktøy for arbeidsflyt og signering i skyen, gjennomførte vi en rekke kundeintervjuer blant revisorer. Intervjuene gav oss god innsikt i de systemer og rutiner våre kunder benytter i sin arbeidsflyt i dag. Mange bruker mye tid på ned- og opplasting mellom systemer, mellomlagring og konvertering til PDF - unødvendige operasjoner som tar mye tid for den enkelte revisor. Målet ble derfor å skape et verktøy som gir best mulig arbeidsflyt og frigir tid fra unødvendige oppgaver. Resultatet dflow, et verktøy som potensielt kan spare et mellomstort revisjonsfirma for minst kr 200 000 i året.

dflow er spesielt utviklet for å effektivisere revisors og regnskapsføreres arbeidsprosesser med ferdigstilling og signering av dokumenter. Løsningen er tett integrert med dib og gir et unikt utgangspunkt for en god arbeidsflyt fra mal til signering i skyen og mulighet for å spare betydelig med tid. dflow kan også brukes som en selvstendig signeringsløsning.

Vi gjennomførte en rekke kundeintervjuer både i forkant og under beta-testingen. Vi fikk god innsikt i de ulike revisjonsselskapenes arbeidsprosesser, rutiner og systemer i forbindelse med utarbeidelse av ulike typer dokumenter.

Spesielt interessant var det for oss å forstå hvordan prosessen fra en mal i dib, via bearbeidelse og ferdigstillelse i Word, til dokumentene til slutt blir signert og lagret i kundesystem. Selv om det var en del ulikheter i hvilke systemer og rutiner de ulike selskapene hadde, så hadde de allikevel en relativt lik arbeidsprosess:

dflow prosess

I arbeidsprosessen, går det med mye tid på ulike «tidstyver». Alle revisorene vi snakket med, startet med å laste ned dokumentet eller malen fra dib til Word på desktop etter å ha benyttet dokumentgeneratoren i dib. På desktop bearbeider revisor dokumentet videre, deretter går det kanskje noen runder mellom kolleger, medarbeider og partner, før det til slutt er ferdig og klart til å signeres. Før revisor kan laste dokumentet opp i den aktuelle signeringsløsningen, må han eller hun konvertere dokumentet til PDF, mellomlagre dette og deretter laste det opp i signeringsverktøyet. Når signeringen er utført, var det noen revisorer som hadde integrerte CRM-systemer som enkelt lot dem lagre dokumentet på kunden. De fleste hadde imidlertid en rutine på å laste ned det signerte dokumentet, for deretter å lagre dette i CRM-systemet.

I utviklingen av dflow har vi fokusert på å fjerne disse “tidstyvene”, og minimere antall unødvendige operasjoner:

dflow prosess2

Det unike med dflow er at løsningen er integrert med dib. Som bruker av dib kan du sende dokumenter direkte til dflow uten å forlate skyen. Det vil si at du slipper å generer dokumentet til Word og mellomlagre dette på desktop. I dflow kan alle som bruker Office 365, enkelt redigere og samhandle med kolleger, og eksterne, i Word Online som er integrert i verktøyet. Når dokumentet er ferdig, sendes det enkelt til signering uten at du som regnskapsfører eller revisor må tenke på PDF-konvertering. Det skjer automatisk i bakgrunnen. I signaturflyten foreslår dflow personer som skal signere dokumentet basert på informasjon som ble utfylt i dib eller henter enkelt frem personer fra en kontaktliste som er basert på hvem du tidligere har sendt signaturoppdrag til. På den måten kan du spare tid på å fylle inn navn og kontaktinformasjon. Etter at oppdraget er sendt, vil du ha god oversikt over signeringsstatus på alle signaturoppdragene dine på ditt personlige dashboard. Når oppdraget er fullført, laster du dokumentet enkelt ned og lagrer på egnet sted i henhold til selskapets rutiner.

Hvor mye tid og penger kan du spare ved å benytte dflow?

I kundeintervjuene, fikk vi bekreftet fra flere av intervjuobjektene at de trodde man å kunne spare vesentlig med tid ved å bruke et verktøy som dflow. Vi spurte om de trodde det var mulig å spare 3 minutter per dokument per kunde per år, og de fleste mente dette ikke var en overdrivelse.

Vi tar som utgangspunkt at et mellomstort revisjonsfirma med 1 500 klienter, minimum har én revisjonsberetning og én fullstendighetserklæring for hver kunde, hvert år. I tillegg skal kanskje engasjementsbrevet fornyes med jevne mellomrom. Vi regner derfor med minst 2,2 dokumenter per kunde per år:

1 500 klienter x 2,2 dokumenter = 3 300 dokumenter i året

Om man forutsetter 3 minutter spart per dokument og en timepris på kr 1 200, vil et mellomstort revisjonsfirma potensielt kunne spare:

3 300 dokumenter x 3 min = 9 900 min (165 timer)

165 timer x kr 1 200 timehonorar = kr 198 000 i året.

Dette er ikke medregnet eventuelt andre dokumenter som for eksempel nummerert kommunikasjon med styret, bekreftelser og særattestasjoner som skal signeres av revisor, kunden eller begge.

Dflow kan også brukes til å signere dokumenter som ikke kommer fra dib.

Hva kommer i dflow

På sikt vil dflow også kunne integreres med andre systemer, og det vil da bli mulig å lagre det ferdig signerte dokumentet direkte på kunden i CRM -systemet. Videre vil det bli mulig å angi ulike personer som skal signere forskjellige dokumenter i ett signaturoppdrag.

Kunnskapsverktøy

regnskap, revisjon og rådgivning

DIBkunnskap AS | Strandveien 50, Lysaker (Veibeskrivelse) | 95 40 70 70 | post@dib.no