Økonomi og regnskap har en viktig rolle i kommunesammenslåinger

Viktige faktorer for et vellykket årsoppgjør ved kommunesammenslåing

Vi har trukket frem 3 faktorer som er viktige ved kommunesammenslåing.

1. Årsoppgjøret

I forbindelse med kommunesammenslåing 1. januar 2020 skal en rekke oversikter og «nedpakking» av regnskap fra kommunene gjøres. I dette arbeidet er det viktig å ha oversikt over kritiske og sentrale avtaler, forpliktelser, den enkelte kommunes regnskapsarbeid mv.  Les mer om årsoppgjøret.  

KS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og flere sentrale aktører har laget sjekklister som kommunene kan bruke i dette arbeidet. Erfaringer fra andre kommuner som har gjennomført kommunesammenslåing i de senere år kan være nyttige å ta med seg. I dib har vi samlet flere slike tilgjengelige erfaringsdelinger, og laget egne sjekklister for årsregnskapsavslutning for kommuner som skal slå seg sammen.

2. Felles kontoplan– ny kommune, ny kontoplan

Når to eller flere kommuner slår seg sammen til en ny og større kommune, vil de ansatte måtte forholde seg til mange endringer, både i kultur og i mindre eller større praktiske måter å utføre jobben sin på.

En av dem, som berører alle ansatte som foretar innkjøp eller skal anvise eller attestere en regning, er endringer i kommunens kontoplan. Gode systemer for å kommunisere hvilken konto, hvilket tjenesteområde og hvilken mva-kode som skal benyttes etter en kommunesammenslåing, kan være avgjørende for riktige nøkkeltall i KOSTRA og dermed viktige styringsdata, – og ikke minst for riktig håndtering av merverdiavgift.

En kommunesammenslåing kan også være en glitrende anledning til opplæring og bevisstgjøring rundt verdien av korrekt utført regnskapsføring. I en ny kommune etter kommunesammenslåing vil en ensartet måte å føre regnskap på for alle berørte i den nye kommunens tjenestesteder være viktig for kommunens økonomistyring, og dermed også for grunnlaget for politiske prioriteringer. Systemer som også gir regnskapssjefen eller andre sentralt plasserte medarbeidere mulighet for å gi konteringshjelp til alle som skal postere en regning eller bestille en vare eller tjeneste med samme informasjon vil også kunne bidra til effektivisering av administrative oppgaver. KOSTRAhjelp er et slikt system.

3. MVA

Kommunesammenslåinger kan få mva-messige konsekvenser dersom den nye sammenslåtte kommunen ikke sørger for at nyregistreringer i merverdiavgiftsregisteret skjer i rett tid.

Ny organisasjon – ny registrering i Merverdiavgiftsregisteret

Sammenslåing av kommuner og fylker innebærer at gamle kommuner opphører, og at det dannes en ny kommune med nye organisasjonsnumre og nye kommunegrenser. Dette kan få merverdiavgiftsmessige konsekvenser som kommunene må passe på.

Justering

Kommunesammenslåing kan utgjøre en justeringshendelse, og det kan få store økonomiske konsekvenser dersom kommunene ikke inngår de nødvendige avtaler innen tidsfristen. Derfor er det viktig at kommunen kartlegger behovet for justeringsavtaler så tidlig som mulig, og inngår slike avtaler før fristen om overføring av justeringsforpliktelsen utløper i slutten av den terminen som kommunesammenslåingen finner sted.

Korrekt dokumentasjon

For å gjøre kravet gjeldende, må kommunen gå gjennom alle infrastrukturtiltakene som har vært pålagt utbyggere de siste årene, og både utbyggere og kommunen bør sammen vurdere hvordan man skal få tilbakebetalt noe av den allerede betalte merverdiavgiften før kommunesammenslåingen. Et viktig element for kommunen i dette, er at den mottar korrekt dokumentasjon fra utbygger.

Bygg eller anlegg som leies ut

Kommunesammenslåingen kan medføre en plikt til å foreta justering dersom kommunen har kapitalvarer som brukes i annen avgiftspliktig virksomhet enn VA-sektoren. Eksempelvis kan dette gjelde for bygg eller anlegg som leies ut og som er omfattet av en frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret, eller bygg og anlegg knyttet til for eksempel renovasjon mv.

Prøv dib og se også vårt tema om modeller for å redusere avgiftskostnaden ved bygging av infrastruktur.