Opprettet : 19.08.2021 | Sist oppdatert : 19.08.2021

Tilbake på arbeidsplassen – spørsmål og svar

Fagartikler Korona Lønn og personal



I halvannet år har arbeidslivet vært preget av pandemi og hjemmekontor, og som arbeidsgiver har man jevnlig måtte håndtere nye problemstillinger og utfordringer som dette har ført med seg. Her er svar på noen ofte stilte spørsmål om blant annet vaksinering og regler for hjemmekontor, som kan være aktuelle for deg som arbeidsgiver nå som sommerferien er over og vi får en mer normal arbeidshverdag.

Vaksinasjon

Har arbeidstaker rett til fri for å vaksinere seg?

Arbeidsmiljøloven gir ikke arbeidstaker rett til fri for å ta vaksine.

Enkelte virksomheter har interne retningslinjer som gir arbeidstakere rett til lønnet eller ulønnet velferdspermisjon, typisk ved legebesøk, tannlegebesøk mv. I slike tilfeller kan det hende at vaksinasjon omfattes av retningslinjene, noe som vil bero på en tolkning. Dersom virksomheten har slike retningslinjer anbefaler vi at dere tar uttrykkelig stilling til hvorvidt vaksinasjon omfattes eller ikke, og informere deres ansatte.

Dersom virksomheten ikke har avtaler eller interne retningslinjer som regulerer fravær ved vaksinering, er det opp til arbeidsgiver om det innvilges fri, og videre om fraværet er lønnet eller ulønnet. Det samme gjelder for fri til å teste seg for covid-19. Vi anbefaler at arbeidsgiver, så langt det lar seg gjøre, legger til rette for at arbeidstaker som har fått vaksinetime i arbeidstiden får fri.

Hvis arbeidstaker har lang reisevei til vaksinasjonsstedet, og det blir nødvendig å være fraværende fra arbeidet i minst en arbeidsdag, har arbeidstaker rett på sykepenger.

Kan arbeidsgiver kreve at arbeidstaker vaksinerer seg?

Selv om myndighetene oppfordrer alle til vaksinasjon, er det frivillig å ta vaksine i Norge. Som arbeidsgiver kan man kun i spesielle tilfeller pålegge arbeidstaker å vaksinere seg, men vaksinasjon er et medisinsk inngrep og det vil aldri være grunnlag for tvangsvaksinering av arbeidstakere. Dersom arbeidsgiver skal pålegge vaksinasjon må det skje gjennom bruk av styringsretten. Arbeidsgivers styringsrett begrenses av saklighetsnormer, og det må foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle om styringsretten gir adgang til et slikt pålegg. Dersom din virksomhet vurderer et slikt pålegg anbefaler vi at dere tar kontakt med en juridisk rådgiver.

Det mest aktuelle alternativet for de fleste arbeidsgivere er å basere seg på frivillighet og å legge til rette for at arbeidstakere kan ta vaksinen, blant annet ved å innvilge fri, gjerne også med lønn.

Dersom arbeidsgiver ønsker å innhente informasjon om hvilke arbeidstakere som er vaksinert, er de nødt til å iverksette et kontrolltiltak, og følge reglene for dette i arbeidsmiljøloven kapittel 9. For å iverksette kontrolltiltak må tiltaket ha saklig grunn i virksomhetens forhold, og det må ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Videre må arbeidsgiver drøfte med tillitsvalgte og informere arbeidstakerne før kontrolltiltaket iverksettes.

Hjemmekontor

Kan arbeidstaker kreve å få hjemmekontor også når det ikke er pålagt/anbefalt av myndighetene?

Nei, en arbeidstaker kan i utgangspunktet ikke kreve å arbeide på hjemmekontor. Arbeidsgiver kan gjennom sin styringsrett organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, herunder beslutte at arbeidstaker må arbeide fra sitt ordinære arbeidssted. Unntak fra dette vil være der det foreligger en muntlig eller skriftlig avtale med den ansatte som gir vedkommende rett til å arbeide fra hjemmekontor. Unntak kan også forekomme der arbeidsgiver må tillate hjemmekontor for å oppfylle sin tilretteleggingsplikt.

Generelt kan det være hensiktsmessig å vise fleksibilitet dersom dette er en ordning som har vist seg å fungere bra og dette er et ønske fra arbeidstaker. Vi erfarer også at flere arbeidsgivere nå legger til rette for mer fleksible ordninger, som følge av de erfaringer man har gjort seg under koronapandemien.

Hvis vi vil tilby hjemmekontor som en fast ordning, hva bør vi tenke på?

Det gjelder en egen forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem, kalt hjemmekontorforskriften. Hjemmekontorforskriften gjelder for «arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem», med mindre arbeidet er «kortvarig eller tilfeldig». Forskriften gjelder altså ved jevnlig hjemmearbeid som en fast ordning, for eksempel der det avtales hjemmekontor hver fredag, men ikke dersom arbeidstaker avtaler med leder å jobbe hjemme ved en spesiell anledning.

Forskriften slår fast at arbeidsmiljøloven gjelder på hjemmekontoret, men har noen nærmere presiseringer og unntak. Dersom virksomheten vurderer hjemmekontor for sine ansatte er det viktig å kjenne til innholdet i denne forskriften, og være klar over at en avtale om hjemmearbeid som en fast ordning skal reguleres i en egen avtale.

Merk at Arbeids- og Sosialdepartementet vurderer å endre forskriften som er fra 2002. På denne bakgrunn er det sendt ut et høringsnotat og høringsinstansene hadde frist for merknader nå i sommer.

Arbeidsmiljø

Forskriften fastslår at arbeidsgiver, så langt det er mulig, skal sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også på hjemmekontoret. Dette innebærer blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke skal føre til uheldige fysiske belastninger. Arbeidsgiver har ikke tilgang til arbeidstakers private hjem uten arbeidstakers samtykke og kan derfor ikke pålegges større plikter enn at bedriften, så langt praktisk mulig, skal forsikre seg om at arbeidstaker har et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver kan for eksempel tilby seg å låne ut kontorstoler og skjermer. Les mer i temaet om hjemmekontor.

Arbeidstid

For arbeid hjemmefra er det egne regler om arbeidstid som fraviker fra arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Det alminnelige kravet om 40 timers arbeidsuke gjelder ved arbeid på hjemmekontor. I bedrifter hvor den ukentlige arbeidstiden er redusert til 37,5 timer vil dette gjelde også på hjemmekontor.

Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid.

Forskriftens § 6 slår fast at arbeidsmiljølovens regler om alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning, overtid, søndagsarbeid og nattarbeid ikke gjelder. Dette innebærer at arbeidstaker selv kan avgjøre hvor lenge det arbeides den enkelte dag, og når på døgnet og i uken arbeidet utføres, så lenge ukesgrensen ikke overskrides. I avtale om hjemmekontor kan det imidlertid settes en maksgrense for antall timer per dag, eller at arbeidstaker skal jobbe på de samme tidspunktene som på kontoret.

Arbeidstiden i løpet av en firemånedersperiode skal ikke overstige 48 timer i gjennomsnitt i uken, inklusiv overtid. Når man beregner antall timer i firemånedersperioden, skal både arbeidstiden i hjemmet og på kontoret regnes med.

Departementet har vurdert hvorvidt det bør gjøres endringer i unntakene fra arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid, herunder hvorvidt unntakene skal fjernes slik at arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid skal gjelde full ut også når arbeidet utføres hjemme. Departementet har i den anledning bedt om innspill fra høringsinstansene, og det gjenstår å se hva konklusjonen her blir.

Hva skal en avtale om fast hjemmekontor inneholde?

Etter hjemmekontorforskriften skal avtalen inneholde:

  • omfanget av hjemmearbeidet,
  • arbeidstid for hjemmearbeidet,
  • eventuelle bestemmelse om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver,
  • dersom avtalen er midlertidig, forventet varighet,
  • eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid og frister for oppsigelse,
  • eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen,
  • eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr,
  • eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Avtalen skal være skriftlig og skal gjelde i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen.

Må vi ha avtaler med de ansatte om det igjen blir pålegg om hjemmekontor fra myndighetene?

Det har vært og er knyttet usikkerhet til om kravet til skriftlig avtale også gjelder når hjemmekontor blir pålagt, og ikke er en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dette er en uvanlig situasjon som det ikke ble tatt høyde for da forskriften ble skrevet i 2002. I november 2020 publiserte Arbeids- og Sosialdepartementet et notat, som sier at lengre perioder med hjemmekontor, selv om varigheten av hjemmekontor er ukjent og hjemmekontoret skyldes utenforliggende omstendigheter utenfor partenes kontroll, vil kunne omfattes av dagens forskrift. I Arbeids- og Sosialdepartement sitt forslag til ny forskrift fra april 2021 foreslår de derimot følgende:

Der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne om det som følger av første ledd. Arbeidsgiver skal drøfte informasjonen med de tillitsvalgte før den gis.

Vi registrerer at det i høringssvarene er gitt varierende tilbakemeldinger på dette forslaget.

Vi er av den oppfatning at inntil det blir gitt annen informasjon, vil det være tilstrekkelig å drøfte pålegget om hjemmekontor med tillitsvalgte og deretter gi arbeidstakere informasjon om hva som gjelder. Informasjonen skal da omfatte de samme punktene som en skriftlig avtale skal inneholde, se spørsmålet over. Under “omfanget av hjemmearbeid” kan det eksempelvis hete at hjemmearbeidet varer frem til pålegget opphører.

Hva med situasjonen slik den er nå, hvor myndighetene anbefaler at arbeidsgiver vurderer delvis hjemmekontor?

Så lenge det er tenkt som en midlertidig løsning, inntil anbefalingene endrer seg, vil det etter vår oppfatning være tilstrekkelig å gjennomføre drøftinger med tillitsvalgte og gi arbeidstakerne den informasjon som er beskrevet i svar på spørsmålet over.

Dersom hjemmekontor er noe virksomheten ønsker å innføre for en lengre periode, som ikke opphører når myndighetene endrer anbefalingen, eller som en permanent løsning, må man utarbeide en skriftlig avtale (se spørsmålet over).

Smitteverntiltak på arbeidsplassen

Må vi fortsette med smitteverntiltak på arbeidsplassen?

Vi er nå i trinn tre av gjenåpningsfasen. Disse nasjonale tiltakene gjelder for arbeidslivet:

  • Økt tilstedeværelse på arbeidsplassen.
  • Delvis hjemmekontor og/eller fleksibel arbeidstid.
  • Arbeidsgiver vurderer i større grad om hjemmekontor er nødvendig i lys av den lokale smitterisikoen.
  • Generelle smitteverntiltak.
  • Det må være mulig å holde 1 meters avstand for alle.
  • De som er beskyttet trenger ikke å holde avstand til andre på arbeidsplassen, men bør ta spesielt hensyn til ubeskyttede i risikogrupper.

 

I tillegg til å forholde seg til disse anbefalingene skal virksomheten gjennomføre en risikokartlegging med hensyn til smittevern. Verneombud, AMU og andre med kompetanse om arbeidsoppgaver og lokale forhold bør involveres i dette arbeidet. Bedriftshelsetjenesten og andre med fagkompetanse kan også være aktuelle bidragsytere. Basert på denne vurderingen skal man iverksette ytterligere smitteverntiltak hvis nødvendig. Arbeidsgiver bør også ha oversikt over hvem som er tilstede på arbeidsplassen slik at smittesporingen blir mest mulig effektiv.

LO og NHO har i samarbeid med Arbeidstilsynet laget en veiledning for gjenåpning av kontorplassen. Denne gir råd om smitteverntiltak og forebyggende tiltak og har en praktisk tilnærming.

Sykepenger, syke-barn dager og refusjon

Hvilke regler for sykepenger, omsorgspengedager og refusjon gjelder nå?

Sykepenger:

Rett til sykepenger på grunn av covid-19 eller mistanke om slik sykdom gjelder til og med 30. september 2021. Arbeidstaker har rett til sykepenger på grunn av korona i disse tilfellene:

  • smittet av korona
  • mistanke om smitte – pasienter med luftveisinfeksjoner er i kategorien antatt smittet av koronavirus
  • lovpålagt karantene eller ventekarantene,
  • sykefravær som skyldes vaksinering mot covid-19
  • sykefravær som skyldes følgetilstand av covid-19
  • fravær for å ta vaksine når det er nødvendig å være fraværende minst en arbeidsdag

For koronarelatert fravær er arbeidsgiverperioden redusert fra 16 til 3 dager.

Arbeidsgiver utbetaler sykepenger for opptil de første 16 dagene som vanlig og søker refusjon gjennom den nye ordningen fra dag 4 og opp til maks 16 dager.

Er arbeidstaker frisk nok til å jobbe, og kan arbeide på hjemmekontor, har han ikke krav på sykepenger.

Syke-barn dager

Dette gjelder til og med 31. desember 2021:

  • antall omsorgspengedager dobles
  • abeidstaker kan overføre omsorgsdager til en annen omsorgsperson når barnehage/skole/SFO er stengt
  • arbeidsgiver kan ikke kreve legeerklæring fra 4. dag

Dette gjelder til og med 30. september 2021:

  • rett til å bruke omsorgsdager når barnehage/skole/SFO er stengt på grunn av koronaviruset*
  • rett til å bruke omsorgsdager selv om antall omsorgsdager er brukt opp når det foreligger særlige smittevernshensyn**, eller når barnehage/skole/SFO er stengt

*En lokalt besluttet stenging skal bekreftes av skolen eller barnehagen, og overleveres arbeidsgiver. Nav legger til grunn at det er gitt slik bekreftelse når arbeidsgiver krever refusjon.

** Slike særlige smittevernhensyn skal bekreftes av lege. Arbeidstakere skal levere bekreftelsen til arbeidsgiver. Nav legger til grunn at det er gitt slik bekreftelse når arbeidsgiver krever refusjon.

Innhold i dib og advokatbistand til håndtering av koronapandemien

For mer informasjon om bestemmelser for arbeidstakere med fast avtale med hjemmekontor, se vårt tema om hjemmekontor. Vi har også laget en mal for hjemmekontor dere kan ta utgangspunkt om det er aktuelt for dere. I vår portal Koronakrisen – tiltak for næringslivet kommenterer vi på tiltak som har betydning for arbeidsgivere. Prøv dib kostnadsfritt og få tilgang til disse  temaene og malene.

SANDS’ sitt arbeidsrettsteam bistår virksomheter jevnlig med spørsmål knyttet til håndteringen av koronapandemien og returen til en mer normal arbeidshverdag. Ta gjerne kontakt dersom dere står overfor denne typen problemstillinger.

Kontaktinfo:

Anne-Karin Thorsen
Advokat

Epost: anne-karin.thorsen@sands.no

Telefon: +47 970 67 068

Kunnskapsverktøy

regnskap, revisjon og rådgivning

DIBkunnskap AS | Strandveien 50, Lysaker (Veibeskrivelse) | 95 40 70 70 | post@dib.no

Webdesign og webutvikling av Increo