Nå er vi i gang – vår VSME-reise i dib

Hvordan vi startet arbeidet 

For å gjøre prosjektet håndterbart startet vi med noen tydelige rammer:  

• Vi holder oss til grunnmodulen i VSME og avgrenser til selskapet i Norge som første rapporteringsområde. Tillegg fra detaljert modul tas bare med der vi allerede har data.  

• Vi tester EFRAGs Digital Template (Excel-verktøy), som skal være enkelt å bruke og relevant for mange av våre brukere.  

• Vi samler inn tidligere spørrekjemaer fra kunder for å gjenbruke informasjon vi allerede har fremskaffet og for å kunne måle om VSME-rapportering faktisk gjør jobben enklere. 

Hvilke spørsmål vi måtte løse 

Underveis dukket det opp spørsmål vi måtte avklare:  

Skal vi rapportere på hele verdikjeden og hvordan definerer vi ansatte, når vi også har kollegaer i Sverige og Danmark som bidrar inn i verdiskapningen til selskapet?

Svar: Vi hentet inn råd fra eksterne eksperter. Anbefalingen var å inkludere ansatte og data fra alle tre landene for å være konsistent med hvordan virksomheten styres og kostnadene i årsregnskapet. Samtidig åpner vi for å justere dersom det viser seg å bli for komplisert første året.

Hvordan sikrer vi samsvar med konsernets rapportering? dib er en del av Karnov Group, som utarbeider en bærekraftsrapport i henhold til CSRD og ESRS for konsernet.

Svar: Vi har avtalt møter med de ansvarlige i konsernet for å enes om rutiner vi bør ha for å sikre at data vi gir som input til konsernets bærkraftsrapport stemmer med de vi bruker i vår egen VSME-rapport, eventuelt forklare hvorfor de ikke gjør det.

Hvilke krav er det til samsvar med årsregnskapet til selskapet?

Svar: VSME-rapporteringen er er ikke en del av det lovpålagte årsregnskapet og VSME er en frivillig standard for bærekraftsrapportering. Det er derfor ikke et formelt krav om at VSME-rapporteringen skal være konsistent med informasjon i årsregnskapet. Men, VSME-standardens punkt 20 sier at det skal være samsvar mellom de to rapportene, og vi ønsker å skape tillitt til innholdet i VSME-rapporten, så derfor bør vi forsøke å ha samsvarende informasjon, eller eventuelt kunne forklare avvik mellom de to rapportene.

Når skal VSME-rapporten være klar – samtidig med årsregnskapet eller kan den ferdigstilles på et senere tidspunkt? 

Svar: dib offentliggjør ikke årsregnskapet i Norge, og som følge av at VSME-rapporten ikke er en del av det lovpålagte årsregnskapet, er det ingen lovpålagt frist for ferdigstillelse av VSME-rapporten. Det er først og fremst krav fra interessenter som styrer når rapporten bør være ferdig. Vi har foreløpig besluttet å ha VSME-rapporten klar når redegjørelsen etter åpenhetsloven skal være klar (senest innen utgangen av juni).

Neste steg  

For å teste metodikken og verktøyene i praksis har vi bestemt å:  

• Bruke 2024-tall som test-år i EFRAGs Digital Template (Excel-verktøy), og sammenligne “fuel-converter” i dette verktøyet med tallene vi allerede har fra ifjor i konsernets verktøy. 

• Gjennomføre en GAP-analyse for å se hvor vi har data på plass, og hvor vi mangler data. 

• Bruke Microsoft Planner i prosjektstyringen – det blir en del oppfølgingspunkter samt et behov for å ha en tidsplan for å sikre at vi blir klar i tide.

Hva vi har lært underveis  

Prosjektet har allerede gitt oss noen viktige erfaringer:  

• VSME handler ikke bare om å levere en rapport – men om å rydde i definisjoner og ta bevisste valg.  

• Det viktigste er ikke å ha et perfekt svar fra dag én – men å være åpne om hva vi gjør og hvorfor.  

• Transparens bygger læring og tillit, og gir oss et grunnlag vi kan bruke både internt og eksternt.  

Dette er starten på vår VSME-reise. Vi kommer til å dele erfaringene løpende – både spørsmålene vi møter, valgene vi tar og læringen vi gjør oss og håper det kan være nyttig også for andre som står foran samme oppgave.